引越しの挨拶状は必要?

2016/12/20

引越しをWEBなどで調べると、「挨拶状」について触れているケースが少なくありません。でも、実際にはがきなどの挨拶状をもらったことがあったかと考えると、ほとんど記憶がないといったケースも。
丁寧なのはわかるけれど、逆に相手に気を使わせてしまったら困ってしまいます。どんなときに挨拶状が必要で、はがきにどのようなことを書くべきなのかをまとめてみました。

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職場の上司、先輩への挨拶状

上司や先輩に挨拶状を送るかどうかを考えるとき、まず先方の住所を知っているのか考えみてください。年賀はがきのやりとりなどで知っているケースもありますが、意外に知らないことも。このような場合は、無理に送る必要はありません。ただ、引越ししたことを口頭で報告すればいいでしょう。
最近は住所もデジタルで管理しているケースが多いので、メールを送った方が相手に喜ばれることも。社内の『常識』を探りましょう。
官公庁関係は、挨拶状をはがきで送った方がいいケースが少なくないようです。こちらも情報収集が大切になります。
個人情報の管理が厳しくなってから、引越しの挨拶はがきをほとんど見かけなくなりました。それでも書く必要があるのは、それなりに気を使う必要がある場合でしょう。そのような時は、はがきに手書きでしたため、定型の文章に自身の気持ちを添えるなどの工夫をして、投函してはいかがでしょうか? 自身をアピールするチャンスととらえましょう。
じつは会社には上司以上に住所変更に神経をとがらせている人がいます。総務などの社会保険担当者です。引越しをしたら、すぐに報告しましょう。報告が遅れると、住民税などを間違って支払うことにも。要注意です。
上司や仕事でお世話になっている方への挨拶状は、あらたまった文面を使用し、敬意を示しましょう。基本的には、普通の手紙と同様、『拝啓』で始まり『敬具』で締め、書き出しは時候の挨拶を綴ります。本文では、引越し先の環境などを伝え、相手のご指導を仰ぎ、健康やご活躍を願う言葉も忘れずに入れましょう。

簡単に挨拶状をつくれるテンプレートを、以下にあげておきます。

(例)

拝啓

陽春の候(※1)
皆様におかれましては益々ご清祥のことと心よりお慶び申し上げます
さてこのたび下記住所に転居いたしました
とても閑静な街並みの中にあり 建物も部屋も住み心地が良さそうです(※2)
お近くにお越しの際はぜひお立ち寄りください
今後とも変わらぬご指導の程よろしくお願い申し上げます
敬具

郵便番号、新住所、電話番号、名前

※1時候の挨拶は月、季節によって変わります。
※2 新居の環境によって文章を変更してください。

親戚、友人への挨拶状

親戚や友人に挨拶のはがきを出すことが、本当に少なくなりました。
友人にはメールなどで引越しを報告する場合がほとんどでしょう。携帯などで住所を管理している場合は、コピー&ペーストできるデジタルデータの方が使い勝手がよい場合もありそうです。さらに関係性が近い場合は、電話をすることが多いかも。結果として、最近はメールや電話で引越しの挨拶を済ませることも多くなりましたが、挨拶状はもらうと意外に嬉しいもの。ただ、いざ送ろうとした時に、かなり親しい友人でも住所を知らなかったということがあります。そのような場合は、いきなり住所を聞くのではなく、まず年賀はがきや贈り物のやりとりが過去にあったかを確認してから訊ねましょう。

定型の文例にちょっとしたコメントを加えておきましょう

例文などにちょっとした一言加えるだけで、印象はまったく異なるもの。せっかく挨拶状を書くなら好印象のものにしたいですね。親戚や友人にはがきで挨拶状を書く場合はシンプルなものでかまいません。以下のテンプレートを活用してみてください。

(例)

このたび下記住所に引越ししました
お近くにお越しの際はお気軽にお立ち寄りください
今後とも変わらぬおつき合いの程どうぞよろしくお願いします

郵便番号、新住所、電話番号、名前

また、インターネットを使った挨拶状なども種類が豊富になってきています。遊び心満載の挨拶状を送るのも面白いかもしれませんね。

トラブル防止のためにも、転居届は忘れずに

新居の住所を知人や請求書の発行元へ知らせておかないと、自分宛ての郵便物や書類が旧居に届いた際に、個人情報を見られてしまう可能性があります。そのようなトラブルを防ぐためにも、郵便局が無料で提供している転居・転送サービスを利用しましょう。最寄りの郵便局の窓口に転居届を提出することで、旧住所宛ての郵便物などを、1年間転居先に転送してくれます。更新手続きをおこなえば、期間を延長することも可能です。

窓口で申し込む場合

窓口で申し込む場合は、下記の書類が必要です。

  • 転居届
  • 運転免許証、各種健康保険証など、本人確認用の書類
  • 旧住所が確認できるもの(運転免許証、パスポート、住民基本台帳カードまたは住民票など、官公庁が発行した住所の記載がある書類)

インターネット上から申し込む場合

窓口に行けない場合は、インターネットで申し込む『e転居』を利用しましょう。郵便局のホームページの『e転居』から、必要な情報を入力し、届いたメールに記載されている転居受付確認センターへ電話確認をおこない完了となります。

本部映利香のマナー・ポイントチェック

18歳から33回の引越しを経験している本部です!
16歳で起業し、ずっとビジネスの最前線に立ってきたわけですが、ここ10年の個人情報に対する考え方の変化には驚くものがあります。かつては社内に連絡網があるのが当たり前でした。それが公開できない情報となり、社内はもとより社外ともなれば贈り物をするとき以外、住所を聞くのがためらわれるほどです。
つまり住所を教えること、あるいは住所を尋ねることは、かなりプライベートの領域に立ち入った行動なのです。ただし、この変化に戸惑っている中高年の方も少なくありません。そういう方にとって、住所を明記しての手紙やはがきのやり取りは、礼儀の範疇です。
相手がどんな『常識』を持っているのかを知り、その常識に合った行動を起こすこともマナーのうちでしょう。はがきを使った引越しのご挨拶の習慣が急速に廃れ、扱いが分かれているからこそ、その対応には気をつけたいものです。

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