ビジネスで使える神アプリ！仕事効率化アプリ 15選

アナログな管理体制やコミュニケーション方法で業務において非効率な場面に直面したことはありませんか？コロナ禍の影響で、働き方や働く場所にとらわれないビジネススタイルが浸透しています。
在宅ワークなどで時間的余裕が生まれたり、業務に対するプレッシャーを感じたりすることが少なくなったのではないでしょうか。
ビジネスパーソンとしてニューノーマルな働き方でもしっかりとパフォーマンスを発揮するために「業務の効率化」を意識することは最重要事項です。
本記事では、ビジネスパーソンにオススメする業務効率化アプリをご紹介します。

監修者

Evernoteについて日本一詳しいブログ「ごりゅご.com」として、10,000人を超える読者を集める。2018年より始めたPodcast「ごりゅごcast」は2018年末に「Apple iTunesで2018年に最もダウンロードされた新番組」に選ばれた。 著書：『たった一度の人生を記録しなさい』（ダイヤモンド社）、『チューブ生姜適量ではなくて1cmがいい人の理系の料理』（秀和システム）、『フルオートでしか洗濯できない人の男の家事』（秀和システム）など。 テレビ出演：NHK「クローズアップ現代」テレビ東京「WBS」など。

この記事の監修者「五藤隆介」様からのコメント

たった10年で、スマートフォンというものは人々の生活や仕事の仕方というものを完全に別のものにしてしまいました。仕事を全てスマホでこなすことはまだまだ難しいですが、仕事にスマホを活用できるかどうかというのは、仕事効率に何倍どころか、何十倍、何百倍もの違いが生まれます。この10年でスマホアプリも膨大な数のものが登場し、ありとあらゆることに活用できるようになってきています。
さまざまなアプリを試して、自分にあったアプリを見つけることがその第一歩。さまざまなジャンルの、さまざまなアプリを試し、自分の仕事の仕方が変わるアプリを見つけてください。

タスク管理アプリ

Google ToDo リスト

Googleアカウントひとつで一括管理

Googleが提供している無料のタスク管理アプリです。
Googleアカウントを所有していれば、パソコン・スマホなどのあらゆるデバイスで使用可能です。インターネットさえ繋がっていれば使用する場所も問いません。PCで登録や編集した内容は、自動的にアプリ版にも同期されます。もちろんGmailやGoogleカレンダーなどのGoogleが提供する他のツールと連携可能です。ToDoリストを作成したり、他のGoogleツールから直接情報を指定してタスクを作成したりできます。ドラッグ＆ドロップやコピペのような簡単な操作で、並び替えやタスク編集できるため、タスク管理アプリ初心者にオススメです。

Stock

（画像引用：Stock（ストック）｜チームの情報を最も簡単に残せるツール）

高齢者でも使える？！使いやすいツール

チーム内で情報を蓄積させることに特化したツールです。主に、チャット機能・情報ストック・タスク管理に特化しています。Stockの最大の特徴は使いやすさです。その使いやすさに関して、Stocckは「ITに詳しくない65歳の人でも何の説明もなく使えるほどシンプルなツール」と言っています。操作や作業の気軽さが情報シェアのハードルを下げ、チーム内での情報共有と蓄積を促進につながることが期待できるでしょう。無料プランの他に、ビジネスプランとエンタープライズプランの2つのカテゴリで5段階の料金設定がされています。有料プランは利用する人数に応じて段階が分けられています。

Todoist

（画像引用：The Verge 誌が「最高の ToDoリスト」と称賛。2500 万人の仲間入りして、Todoist でタスク管理をシンプルに）

ユニークな機能で怠惰を防ぐ

「To Doリストを管理する」というタスクに囚われることがない優秀なアプリです。直感的な操作やタスクの先延ばしや三日坊主を防ぐ「カルマポイント」などのユニークな機能が魅力的です。iOS機能のSiriも使用できるため、タスクを思いついた時に音声ですぐに登録作業ができます。また、シンプルなアプリながらも他のToDo リストのユーザーとアカウントで連携し、タスクの担当にあてたり進捗を共有したりすることも可能です。TodoistがGmailやOutlookのようなメールサービスの拡張機能を用意しているため、業務に合わせてカスタマイズできます。シンプルな操作で業務効率アップを目指せる、個人・チーム問わず使いやすいタスク管理ツールです。

プロジェクト進捗管理アプリ

Backlog

（画像引用：ボードの概要 – Backlog ヘルプセンター）

部署間のやりとりも簡単

コラボレーション型プロジェクト管理ツールと言われています。営業やマーケティング、経理や総務などの各種業務の管理だけでなく、製造や開発などの幅広いタスクとプロジェクトの管理が可能です。実際に大手広告代理店や、web制作、全国出版社のような多様な業種で活用されています。Backlogはプロジェクト管理に重要な、「誰が」「いつまでに」「何を」のポイントを重視した仕様です。ガントチャートやカンバンボードでプロジェクトの進行状況とそれぞれの役割を可視化できます。いいね機能やチャット機能で、離れた場所で業務にあたるチームメンバーとのコミュニケーションが可能です。4つの料金プランとそれに応じて機能制限があるため、自分やチームに必要な機能が利用できるプランを選びましょう。

Jooto

（画像引用：Jooto - 無料から使えるタスク・プロジェクト管理ツール）

ふせんを貼って、はがすような感覚で使用できる

本的な動作はドラック＆ドロップのような直感的な動作で完結します。クラウド型でさまざまなデバイスで使用でき、インターネットに接続していれば遠隔地との連携も可能です。Jootoの最大の魅力は、デフォルトで搭載されているガントチャートです。プロジェクトを横断的に確認でき、規模の大きいプロジェクト管理をサポートします。リストをメンバー名で表示することで、それぞれが担当しているクライアントや業務の進捗をメンバー全員で共有できます。メンバーの業務を可視化すると同時に、効率的なマネジメントが可能です。また、Chatworkと連携して、タスクが完了したらグループに通知するといったこともできます。

kintone

自治体も用いる、業務効率を加速化するツール

コミュニケーションとデータの共有・みえる化を実現した、業務改善プラットフォームです。TVCMも放送されており、自治体業務のデータ化にも導入されています。ITやアプリ開発の知識が必要なく、誰でも簡単に個人や自社の業務に合わせたシステムを作成できます。業務プロセスの管理から、売上・顧客・問い合わせ対応履歴・To Doのような多様なデータの管理や複数名での共有が可能です。データに紐づく形でやりとりできる、チャット機能や承認機能も充実しています。kintoneではデータ化が難しかった、バックオフィス業務の効率化が実現可能です。利用料金はユーザー単位の月額制のため気軽に導入でき、運用もしやすい便利なツールです。

メモ帳・ノートアプリ

Evernote

（画像引用：最高のメモアプリ - Evernote で大切なノートを整理）

あらゆるメモに特化したツール

さまざまな情報を書き込んで管理できるメモアプリです。メモ以外にも、動画や写真、PDFファイルやインターネット上のwebページも保存できます。ノートにパスワードをかけることも可能でセキュリティ面も安心できる仕様です。大量のメモから欲しいデータをすぐに見つけられる、検索機能も充実しています。複数人でのデータの共有も可能です。共有相手はEvernoteのアカウント登録がなくてもメモの閲覧が可能な仕様です。そのため、相手の環境を気にせず気軽にメモを共有できます。「FastEver」と呼ばれる、高速でメモをとるための専用アプリも提供されています。GmailやOutlookの重要なメールの保存や、Evernote用のアドレスを作成し自動転送することも可能です。

Google Keep

（画像引用：ビジネス向けのオンライン メモ作成ツール | Google Workspace）

Googleアカウントひとつでシームレスな作業を

Googleが提供する無料のメモツールです。非常にシンプルな操作性で、パソコンでもスマホでも使用方法は同じです。Google keepを利用しているかGoogleアカウントを持つ相手であれば、作成したメモを共有し共同編集できます。画像からテキストを抽出し、テキストデータをGoogleドキュメントにコピーすることも可能です。GmailやGoogleカレンダーと連携することで、同じ画面内にGoogle Keepのメモ内容を表示できます。

Microsoft OneNote

（画像引用：障碍のある方に対する、OneNote ノートブックのアクセシビリティを高める）

手書き機能で直感的なメモも可能

OneNoteはMicrosoft社が提供している無料の「デジタルノート」ツールです。Microsoftアカウントを所有していれば無料で利用可能です。後述するMicrosoft Teamsと連携し、ビデオ会議している最中にOneNoteで議事録をとってチーム共有できます。このアプリは実物のノートのようにイラストを書いたり、色付きの文字を書き込めたりする、手書き機能が特徴です。そのためデザインやものづくり系のアイディアをメモするのに向いています。思わぬミスでデータを失わないように、自動保存機能も搭載されています。

チャット・コミュニケーションアプリ

Slack

（画像引用：働き方の未来はSlackに | Slack）

引継ぎや連携ソフトの多さから導入中の企業が増加中

Slackはビジネス用のチームコミュニケーションツールです。元々はゲーム配信サービスの開発スタッフたちが社内のコミュニケーション用に作ったツールでした。商用化後、国内外問わず多くの大企業で導入されています。多くのチャットツールは参加する前の内容が見れないデメリットがあります。Slackは後から参加しても過去のチャット内容を閲覧できるため、業務の引き継ぎにも便利です。ビデオ通話機能が搭載されているため、電話やLINEに切り替えずにSlackを使用し続けることができます。この通話機能はSlackでオンライン最中の相手であれば個人でもチームでも利用可能です。連携できる外部ツールも多いため、仕事中にツールを切り替えることなくSlackを中心に業務を効率的に進めることができます。

Chatwork

（画像引用：国内利用者数No.1※ 中小企業向けビジネスチャット | Chatwork）

操作が簡易でタスク管理もできるチャットツール

日本国内で開発されたビジネスコミュニケーション特化型のチャットツールです。コロナ禍のリモートワークの浸透の影響もあり、2021年4月度の段階で328,00社以上もの企業に導入されています。業種業界を問わず絶大な人気を誇っています。画面デザインや使用方法はとてもシンプルで、ツールの使い方について事前知識がなくても誰でも簡単に使用できます。アナログな情報共有の方法やコミュニケーション方法をアップデートしたい際、手軽に導入できるツールです。チャットツールでありながらタスク管理機能やリマインド機能も充実しています。チャットの検索機能も充実しているため、あらためて内容を確認したい場合でも効率的に探したい会話にたどり着くことが可能です。

Microsoft Teams

（画像引用：会議、チャット、通話、共同作業をすべて 1 か所で。 | Microsoft Teams）

Officeソフトも会議もオンラインで可能

Microsoft Teamsは、Microsoft社が提供しているビジネスチャットツールです。Skype for Business Onlineのサポートが終了し、Teamsに移行されました。Office365やMicrosoft 365に搭載されているShare Point OnlineやOne Drive、Groupなどの機能が一つに統合されています。プロジェクトのような複数人で共同作業が発生する業務で活用しやすいビジネスツールです。前述したMicrosoft OneNoteと連携可能です。さまざまな機能が搭載されているため、業務中に複数のツールを切り替える必要がありません。オンライン会議ではZoomよりも参加できる人数多いため、大規模な会議をオンライン上で開催できます。WordやExcel、PowerPointのような作成したファイルを共有し、クラウドで共同編集することもでき、Microsoft365を活用した業務効率化が可能です。

ニュース・情報収集アプリ

News Picks

（画像引用：News Picks）

ビジネスの良質なコンテンツをアプリやWebでさくっと閲覧

2013年にサービスが開始された、国内外の経済情報に特化したソーシャル経済メディアです。経済情報の他に政治やテクノロジー、金融などのニュースが配信されています。各業界の専門家や友人をフォローして、自分だけのオリジナルな経済紙を作ることが可能です。プロによるニュースの解説や著名人のコメント、質の高いオリジナル記事も配信しています。ニュースを読むだけでなくさまざまな人の解釈や意見を知ることができるのが特徴です。おすすめ記事をピックアップしランキング形式で表示できるため、限られた時間内で効率よくニュースをチェックできます。質の高いビジネスコンテンツに触れたいビジネスパーソンや就活生にはオススメのサービスです。

LINE NEWS

（画像引用：主要ニュースからエンタメまで！今ホットな話題がLINEで読める | LINE NEWS）

LINEしながら自分が興味関心のあるニュースを

5秒でスピーディーに動画で最新情報をチェックできる無料サービスです。2013年にLINEがサービスを開始しました。1日8000件以上の豊富なコンテンツが800以上のメディアパートナーから提供されています。ユーザーの興味関心をAIで分析し、個人にあった最新記事がランキング形式で表示されることが特徴です。スマートフォンの特性を生かした、他社のニュース配信サービスに珍しいコンテンツも提供しています。各界の著名人にフォーカスした独自インタビュー記事や、視覚的・直感的に情報を届ける「NEWSグラフィティ」が代表例です。LINE NEWSはチャットアプリLINEのなかで提供されているサービスです。LINEを使用している場合、アプリを増やすことなく気軽に利用可能です。

SmartNews（スマートニュース）

（画像引用：朝1分で世界のニュースをチェック | SmartNews（スマートニュース））

毎日配信されるクーポン機能が充実

スマートニュースはスマートニュース株式会社が提供する、日本発の無料ニュースアプリです。iPhone用のアプリとしてリリースされましたが、現在はAndroidでも利用可能です。リリース以来、日本をはじめアメリカでも多くの利用者を獲得しています。記事一覧は画像が多用され、読みやすさ・見やすさを重視した仕様です。このアプリの特徴は利用者が多いだけでなく、利用頻度が高く、利用時間も長い点です。コンビニやファミリーレストランで利用できるクーポンが毎日配信されており、他のニュースアプリにはないオリジナルなサービスを展開しています。ニュース以外にも日常で役立つコンテンツを配信している便利なアプリでしょう。

クラウドストレージアプリ

Google ドライブ

（画像引用：すべてのコンテンツに簡単かつ安全にアクセス | Google ドライブ）

変更履歴も遡れる高機能のストレージアプリ

GoogleドライブはGoogleが提供するオンラインストレージアプリです。テキストファイルや音楽、写真などのあらゆるデータをクラウド上に保存できます。複数のデバイスからアクセス可能で、共有機能を使ってデータのやりとりが可能です。ワードやエクセルに相当する、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートのようなアプリとの互換性があります。これらのアプリはオフラインでも使用可能です。オフライン時に作成・編集したファイルは、次にオンラインになったタイミングで自動的にドライブに保存されます。データの編集履歴が保存され、過去のデータを復元することも可能です。データの管理や共有だけでなく、作成や編集も可能な使い勝手のよいアプリです。

Dropbox

（画像引用：すべて1か所にまとめてすっきり整理し、作業をスムーズにすることができます | Dropbox）

削除しても復元可能

Dropboxは世界的なシェアを誇るクラウドストレージサービスです。データはすべてクラウド上で管理されるため、いつでもどこでも最新のファイルをダウンロードできます。ファイルの共有や編集も可能ですが、ファイルの保存や復元機能に特化しているアプリです。削除したファイルは30日間復元が可能です。複数の料金プランがあり、個人向けとビジネス向けという2つの料金形態に分けられています。保存容量以外にもセキュリティ機能など料金プランで大きく異なる点があるため注意しましょう。容量の大きいファイルやさまざまな形式のファイルを蓄積し、保存しておきたい人にはおすすめのアプリです。

One Drive

（画像引用：写真やファイルを OneDrive に保存しておくと、どのデバイスでも、どこからでもアクセスできます。 | OneDrive）

WordやExcelのデータをクラウド上に保存

One DriveはMicrosoft社が提供しているオンラインストレージサービスです。Officeファイルだけでなく、写真や動画などのデータをオンライン上に保存できます。Microsoftアカウントを取得済みの人は無料5GBまで使用可能です。以前は「SkyDrive」という名称で提供されていました。前述したMicrosoft Teamsと連携して、複数名でファイルの共有や共同作業をできます。タブレットやスマホにも対応し、インターネットさえあればどこでも利用できます。Microsoft系のアプリでファイル保存を行いたい人にオススメのアプリです。Windows8.1以上の環境であれば、アプリをダウンロードせずデスクトップ上のブラウザで使用可能です。

まとめ

全部で15種類の業務効率化を実現するアプリのご紹介でした。業務においてアプリを使用する何よりのメリットは、業務の効率化です。営業後にオフィスへ戻って報告作業をしなければならない環境では、残業を避けることが難しく効率な業務が困難でしょう。チームや組織で同じアプリを使用することで一体感が生まれ、コミュニケーションを促進しチームの団結力向上にもつながります。業務効率化アプリによってメリットや効果はさまざまです。目的や使用方法、組織の規模を洗い出し、適したアプリを活用することで業務効率化アップを目指しましょう。